Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Cisco Webex“ durch die AGROA Raiffeisen eG

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit unserem Einsatz von „Cisco Webex“ informieren.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und an wen kann ich mich wenden:

Verantwortliche Stelle:
AGROA Raiffeisen eG
Raiffeisenzentrum 11
75031 Eppingen
E-Mail: mail@agroa.de
Telefon: +49 07262 / 922-0

Datenschutzbeauftragter:
E-Mail: datenschutz@agroa.de

2. Welche Daten wir verarbeiten und wofür wir Ihre Daten verarbeiten (Zwecke der Verarbeitung) sowie auf welcher Rechtsgrundlage wir dies tun:
Wir nutzen ein „Konferenztool“ (im weiteren Dienst), um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Cisco Webex“ ist ein Service der Cisco Systems, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Wir haben für den Einsatz von „Cisco Webex“ ein Vertragsverhältnis mit der Telekom Deutschland GmbH, Landgrabenweg 151, 53227 Bonn „Anbieter“ abgeschlossen.

Bei der Nutzung des Dienstes werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Zwecke der Datenverarbeitung:

• Durchführung von Online Meetings

Kategorien von Daten:

• Angaben zum Benutzer (Name, Vorname, E-Mailadresse, Passwort, …)
• Meeting-Metadaten: Thema Beschreibung, Teilnahmedauer, …
• Bei Einwahl mit dem Telefon: Verbindungsdaten
• Text-, Audio- und Videodaten: Eingaben durch den Benutzer im Rahmen des Meeting
• Standortinformationen zur technischen Bereitstellung des Dienstes.

Zwecke der Datenverarbeitung:

• Organisation von Online Meetings

Kategorien von Daten:

• Angaben zum Benutzer und ggf. dessen Kontaktdaten

Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie die hierfür erforderlichen Mindestangaben machen.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist bei der Organisation und Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, oder die Durchführung des Meetings nicht für die Vertragserfüllung maßgeblich erforderlich sein, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Hier besteht unser Interesse an einer effektiven Kommunikation durch die Durchführung von „Online-Meetings“.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der AGROA Raiffeisen eG verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Wenn Sie beim „Anbieter“ als Benutzer registriert sind, dann können weitere Daten über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) gespeichert werden.

Den Umfang der Datenverarbeitung entnehmen Sie bitten den Datenschutzhinweisen des Anbieters. Diese finden Sie unter:  https://konferenzen.telekom.de/rechtliches/webex-datenschutz/

3. An wen erfolgt eine Weitergabe der Daten (Kategorien von Empfängern):
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht genau zu dieser Weitergabe bestimmt sind. Im Zuge der Teilnahme an „Online-Meetings“, die gerade zum Austausch von Inhalten gedacht sind erfolgt die Weitergabe natürlich insoweit an die Teilnehmenden bzw. die vorgesehenen Empfänger. Innerhalb unserer Unternehmung verarbeiten nur die Personen die Daten, die im Rahmen der Meeting Organisation oder Durchführung diese Daten auch benötigen.

Weitere Empfänger:
Der Anbieter erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit diesem vorgesehen ist.

4. Dauer der Datenspeicherung:
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

5. Datenübermittlung in Drittländer:
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb der EU und des Europäischen Wirtschaftsraumes EWR) findet nur statt, insoweit dies für Durchführung eines Vertrags/Auftrags/der Geschäftsbeziehung einschließlich der Anbahnung erforderlich ist und nur unter Beachtung der hierfür vorgeschriebenen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen. Wir haben mit dem „Anbieter“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. „Cisco Webex“ verweist zudem auf seine Datenschutz-Rahmenvereinbarung unter https://konferenzen.telekom.de/fileadmin/Redaktion/conference/cisco-webex/Cisco-Datenschutz-Statement.pdf .

6. Weitere Pflichtinformationen (z.B. Betroffenenrechte, Beschwerderecht)
Die weiteren Pflichtinformationen der Art. 13, 14 und 21 der DSGVO entnehmen Sie bitte unseren allgemeinen Informationen zum Datenschutz auf unserer Homepage unter https://agroa.de/datenschutz.html

Stand: 30.11.2020